Идеальная книга сотрудника: как ее создать?

Идеальная книга сотрудника: как ее создать?

Несомненно, смена работы – это всегда стресс. Человек меняет привычный образ жизни, адаптируется к новым условиям, принимает правила, знакомится с людьми, осваивает объем работы.

Очень важно, чтобы в этот период новый сотрудник ощущал поддержку, получал структурированную информацию, которая даст ему возможность найти ответы на все вопросы и быстрее вникнуть в работу. По данным экспертов, около 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Подумать только! Такой сотрудник уже неэффективен для компании. А ведь часто это происходит из-за того, что не налажен процесс адаптации, у сотрудника нет понимания значимости его работы, он не уверен  в компании как качественном работодателе.

Как правило, на начальных этапах развития компании (по Адизесу это этапы Ухаживания и Младенчества) бизнес-процессы еще не выстроены, информация для новичков подается хаотично, каждый сотрудник принимает участие в адаптации новичка.

Идея создания книги сотрудника приходит на этапе активного развития компании. В это время в компании идет подбор персонала, упорядочиваются бизнес-процессы, руководители начинают понимать цену некачественного выполнения функциональных обязанностей сотрудников, а также неналаженного процесса адаптации вновь принятых сотрудников.  Данная книга – прекрасное пособие по адаптации, в котором учтены все нюансы процесса.

Но и для «старых» сотрудников такая книга будет полезна в качестве шпаргалки в их деятельности. Ведь со временем часть информации забывается, есть задачи, которые выполняются нечасто, и необходимо вспомнить алгоритм их выполнения. Да и о ценностях, правилах корпоративной культуры время от времени не мешает обновить знания.

Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании «внезапно» уходит специалист, не передав информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.

Основываясь на своем опыте и опыте коллег, опишу свое видение книги сотрудника.

Правила создания книги сотрудника

  1. Книгу необходимо формировать для каждой должности (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).
  2. У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход. Отлично, когда книга есть в электронном виде, но из практики могу сказать, что сотрудники отдают предпочтение бумажному варианту. Делать дополнительные записи, объяснения, заметки, возвращаться к каким-то записям более удобно и привычно в бумажном формате.

Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.

Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть – все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры – будет общей для всех сотрудников. Вторая часть – функционал должности, инструменты, рабочие моменты – будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.

Содержание книги сотрудника

Часть 1

  1. Приветствие СЕО компании
  2. Ваш первый день
  3. История и факты о компании
  4. Основные услуги и продукты компании
  5. Результаты работы компании (инфографика)
  6. Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика)
  7. Описание оргструктуры (плюс имена и фото)
  8. Карта-схема предприятия
  9. Описание функций и сфер ответственности подразделений
  10. Словарь основных терминов
  11. Мессенджеры
  12. Телефонный справочник
  13. Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами
  14. Основные праздники, которые отмечает компания

Часть 2

  1. Ваш рабочий день (график)
  2. Ваш функционал
  3. Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема)
  4. Ваш первый месяц
  5. Тайминг обучения
  6. Системы постановки задач (например, Jira)
  7. Отчетность
  8. Система оценки
  9. Ваша система мотивации
  10. Карта развития сотрудника
  11. Часто повторяющиеся ошибки на этой должности

Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:

  1. Карта продукта
  2. Этапы продаж
  3. Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления
  4. Цель звонка
  5. Скрипты разговоров
  6. Скрипт работы с возражениями
  7. Алгоритм работы с проблемными клиентами
  8. Конкуренты
  9. Чек-лист по звонкам
  10. Работа с CRM
  11. Инструкции

Чтобы книга была рабочим инструментом, задействуйте руководителей отделов. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, в результате которых вместе и определите содержание книги, подачу информации. В таком случае руководители быстрее примут на себя ответственность за внедрение этого инструмента в работу, ведь решение принято совместно.

Разные компании по разному подают материал в книге:

  • в виде схем, табличек
  • текстовое описание
  • используя мультипликационных героев (например, Диснея)
  • в виде карманного справочника
  • в форме календаря

Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника

  1. Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z – минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики.
  2. Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом.
  3. Пишите небольшим предложениями (5–7 слов).
  4. Используйте доступную лексику.
  5. Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).

Любой инструмент  создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.

Источник: prohr.rabota.ua