Часовий офісу. Як не залишитися без секретаря

Часовий офісу. Як не залишитися без секретаря фото
Не секрет, що ресепшн - це невід'ємна частина іміджу компанії, його обличчя. Адже ніхто не помітить відсутності в офісі генерального директора, але все помітять відсутність секретаря.
Не знаєте, як мінімізувати ризики неякісної роботи секретарів? Хочете забезпечити безперебійну роботу служби ресепшн? А як вирішити проблему раптового відсутності секретаря на робочому місці?

На практиці забезпечити професійну та своєчасну роботу служби ресепшн буває досить складно в силу того, що дана функція є непрофільної в більшості компаній і сприймається як підтримує ланка. Це, почасти, правда, але звідси і відбуваються основні помилки.

Рішенням є використання аутсорсингу офісних функцій.

Кому він може бути корисний?

- Локальним представництвам великих компаній, які потребують координації роботи зони ресепшн або офісу в цілому;

- При розширенні бізнесу;

- У випадках відсутності секретаря на робочому місці (відпустка, лікарняний, тощо).

Чому з потребою в організації служби ресепшн або наборі офісного персоналу варто звернутися в кадрову компанію?

По-перше, кадрові компанії мають великий досвід і налагоджену систему організації самих різних проектів ресепшн, мають важелі впливу і контролю, грамотно розроблені програми навчання, адаптації та мотивації. По-друге, всі ризики клієнта провайдер бере на себе. Кадрова компанія знімає з клієнта головний біль з питань замін на час лікарняних і відпусток секретарів, бере на себе відповідальність за якісну роботу співробітників, нарахування та виплати заробітної плати та весь документообіг, а також рішення операційних питань.

Розглянемо весь процес організації служби ресепшн поетапно.

  1. Отримання технічного завдання від клієнта, його аналіз і розробка схеми взаємодії.

  2. Пошук і відбір. Відбір починається з розгляду резюме кандидатів. За ним слідує інтерв'ю за компетенціями та тестування на знання іноземних мов. Оцінюється комунікабельність, культура спілкування, пунктуальність і акуратність претендента, одним словом, проводиться якісна селекція за заданими критеріями.

  3. Навчання. Отримуючи технічне завдання про функціонал секретаря від клієнта, співробітники в обов'язковому порядку проходять навчання в Академії секретарів. Серед обов'язкових курсів навички ділового листування та спілкування, володіння офісними програмами і технікою, тайм-менеджмент, етика і діловий стиль.

  4. Організація робочого процесу. Провайдером розробляються посадові інструкції, а також показники ефективності роботи співробітників (КПЕ). Після їх узгодження з клієнтів, співробітник приступає до роботи.

  5. Контроль результату на різних етапах. Проміжні перевірки якості сервісу, що надається дуже важливі, так як провайдер несе відповідальність перед клієнтом за результат. У цьому ключі можуть бути використані такі інструменти, як: «таємний покупець», «холодні» дзвінки, контрольні закупівлі і ін.

  6. Мотивація. Розвиток секретарів - важлива складова їх ефективної роботи. Конкурентною перевагою провайдера є безкоштовна можливість промоції співробітника при бажанні клієнта після закінчення одного року роботи.

  7. Заміни. Як правило, відповідальний підрядник дає високі гарантії на випадок відсутності секретаря на робочому місці. Менеджер проекту зобов'язаний надати заміну протягом 4 годин, що є високим показником ефективності роботи команди. З боку провайдера на проекті присутній координатор, який відстежує якість роботи заміни.

Аутсорсинг офісних функцій - актуальний тренд сучасного бізнесу. Провайдер стає для клієнта єдиним входять вікном, що забезпечує контроль безперервної та якісної роботи служби ресепшн, знижується плинність. Кадрова компанія відповідає за підтримання показників ефективності, навчання співробітників і оперативне надання замін. Завдяки цьому клієнт має можливість повністю сконцентруватися на основних бізнес завдання компанії, за рахунок оптимізації процесів знижуються витрати.

За матеріалами Hr-Portal.ru