Делегування повноважень: просто про складне

Делегування повноважень: просто про складне фото

Рано чи пізно кожному керівнику доводиться вирішити для себе непросте питання: що з величезного масиву завдань можна делегувати своїм підлеглим? І це дійсно серйозна дилема. Адже завжди здається, що ніхто не в змозі виконати завдання швидше і якісніше, ніж ти сам. А можете уявити собі, що станеться, якщо Ви все-все станете робити самостійно?

Спочатку Вам буде здаватися, що слово "ідеально" недостатньо точно описує найвищу якість Вашої роботи. Адже Ви в неї душу вклали, жодної дрібниці не упустили. Ледь помітна втома надає сил, тому що означатиме це може лише одне - Ви відмінно попрацювали.

Але настає один не дуже прекрасний день, коли з-за термінових щоденних завдань Ви не встигаєте зробити нічого дійсно важливого. Око смикається, нерви пустувати, і рішення приходить само собою: доведеться частину обов'язків доручити іншим людям.
Вам дуже пощастило, якщо у вас вже є підлеглі і залишається тільки вибрати підходящих претендентів. В іншому випадку пошук спеців на фрілансі, аутсорсингу і т.д. додасть Вам головного болю.

При найкращому розкладі у Вас навіть буде вибір: що і кому доручити. Але завдання різні, та й люди теж. Саме тому до їх підбору потрібно підійти з усією відповідальністю.

Отже, що ж нам пропонують делегувати?

  • Рутинну роботу
  • Діяльність, що вимагає спеціальних знань і навичок
  • Малозначущі питання
  • Підготовчі етапи роботи

Спочатку досить важко виділити відокремлену завдання, так як здається, що всі вони взаємопов'язані і виконувати їх повинен одна людина. Гарненько обміркувавши ситуацію, Ви приходите до висновку, що моніторинг новин та змін за певний період (добу, 2-3 дні, тиждень) забирає надто багато часу і вимагає при цьому підвищеної уваги і зосередженості.

Рішення прийнято, справа за малим - знайти співробітника, якому Ви доручите моніторинг. Але Вам, як і раніше здається, що завдання може виявитися невиконаним. Вихід бачиться в тому, що відразу двоє людей займуться цим питанням (зрозуміло, не знаючи, що завдання доручили обом). Швидше за все, через якийсь час вони дізнаються про це. І тут можливі два варіанти: або виникне конкуренція, або (що найімовірніше) старань у обох різко зменшиться (адже завжди можна частину роботи залишити другому). І в цьому полягає перша помилка. Делегуйте повноваження тільки одній людині!

Висновки зроблені, і ви звертаєтеся до одного підлеглому із завданням. Але часу у Вас немає, тому Ви коротко розповідаєте про майбутню роботу, а за всіма подробицями просите звертатися до свого заступника.

Через кілька днів настає час ознайомитися з результатами моніторингу. І тут всіх чекає неприємний сюрприз. По-перше, завдання не доробили, тому що терміни виконання заздалегідь не обговорили. По-друге, моніторинг явно не повний - цілий пласт інформації упущений. Так вийшло, тому що Ви забули надати співробітнику доступ до спеціалізованих баз даних (іншими словами, певні повноваження). А він, у свою чергу, теж не поцікавився, так як вважав завдання банальною. Насправді в даній ситуації криється ще одна помилка керівника: підлеглому не пояснили всій важливості дорученого завдання і не навчили елементарним речам. По-третє, дивлячись на виконаний моніторинг, Ви розумієте, що отримали не зовсім те, що потрібно. Чому це сталось? Все просто: спрацював ефект "зіпсованого телефону", адже Ви переадресували делегування своєму заступнику, у якого теж немає ясного і чіткого розуміння, який результат потрібно надати на виході.

Після аналізу події співробітник намагається здійснити "повернення" цієї делегованої завдання. Підсвідомо Ви відчуваєте, що це не найкраща ідея, і відхиляєте таке "пропозицію". І правильно робите! Необхідно розібратися з помилками і залишити задачу за співробітником. Приймати делеговані обов'язки назад слід тільки в екстраординарної ситуації.

"І що ж робити далі?" - запитаєте Ви. Потрібно налагодити процес контролю, вирішити, коли Ви будете перевіряти проміжний і кінцевий результат. Важливо не впадати в крайності: перевіряти роботу кожні десять хвилин або цікавитися їй тільки в самому кінці.

Кожен раз, відчуваючи праведний гнів при вигляді помилок і прорахунків, намагайтеся зберігати спокій. Ваші емоційні вибухи вже точно не поліпшать якість роботи. Пам'ятайте, що делегування - це не "перекладання" обов'язків, а навчання співробітника з метою доручити йому певну частину роботи.

Можливо, в кінці такого «досвіду» Ви схопитеся за голову зі словами: "Так навіщо мені це делегування ?!". Не робіть поспішних висновків! Трохи терпіння, і ви обов'язково оціните по достоїнству всі "плюси" делегування повноважень.

Звичайно ж, ми перебільшуємо, зображуючи керівника, який не бажає передавати свої обов'язки підлеглим. Але ж в кожному жарті є частка правди. Сподіваємося, що Ви зрозуміли "як робити не треба".

Щоб не потрапити в схожу ситуацію, завжди пам'ятайте про основні правила делегування:

  • Головне - користь для компанії, все інше - другорядне
  • Важливою є чітка постановка завдання з докладним поданням кінцевого результату
  • Потрібно надати певні повноваження і відразу обговорити можливість ініціативи працівника
  • Можливо надання допомоги при виконанні завдання, але при цьому краще не втручатися в роботу до проміжної або підсумкової перевірки
  • Бажано делегувати завдання особисто і при цьому тільки одній людині (якщо групі, то обов'язково з розмежуванням повноважень всередині неї)
  • Необхідно відразу встановити термін виконання роботи і т.д.

 

Та все це дійсно важливо. Але, як люблять стверджувати директора по персоналу, делегування - це перш за все перевірка компетенцій як керівника, так і працівника.

Багато помилок при делегуванні (та й боязнь самого заходу) виникають через хибних уявлень про нього. Що ж це за міфи, які постійно оточують керівників будь-якого рівня?

Найголовніший страх полягає в тому, що співробітники не впораються, і завдання не буде виконано. Такий ризик є завжди, але якщо підійти до делегування з усією відповідальністю, то він практично зійде нанівець. Принципове значення має підготовча робота: вибір співробітника для виконання конкретного завдання, чіткі пояснення, надання певних повноважень і ін. Навіть при форс-мажорних обставинах у Вас повинно залишитися час на коригування завдання і виправлення помилок. Вірно збудувавши всю "систему", Ви можете бути впевнені в результаті.

Безумовно, кожен начальник вважає себе "універсальним солдатом" і саме тому думає, що з усіма питаннями та завданнями може впоратися сам. Передача своїх завдань підлеглим для нього те саме розпису у власній некомпетентності. Але ж грамотне керівництво полягає зовсім не в тому, щоб звалити все на власні плечі. Керівнику необхідно розподілити функції, як то кажуть, "всім за здібностями".

І останнє, в чому рідко зізнаються керівники, - боязнь самому залишитися без роботи після передачі частини свого функціоналу підлеглим. Пам'ятайте, що у керівника більш глобальне завдання, ніж розбиратися з плинністю! Також стійко переконання про те, що виконує частину обов'язків керівника працівник (при цьому, за легендою, лицемірний і амбітний) спить і бачить, як би "підсидіти" свого начальника. У даній ситуації рада може бути один: уважно вибирайте працівників і особливо своїх заступників. Найголовніше, що повинно залишитися у віданні керівника - координація всіх процесів і управління колективом. Все інше можна і потрібно делегувати!

За матеріалами Hr-Portal.ru