Коли отриманий досвід, набуті знання не зберігаються, чи не осмислюються і не використовуються надалі, це вірний шлях до того, щоб раз від разу заново винаходити велосипед. Це справедливо для всіх людей, і настільки ж справедливо для будь-яких організацій. Просто отримувати досвід недостатньо. Щоб витягти з нього користь, необхідно цілеспрямоване і глибоке осмислення. Організувати умови, контекст, можливості і орієнтири для такої рефлексії - ось в чому завдання організації, що навчається, ось в чому полягає суть безперервного навчання. Однак, сказати про таку необхідність простіше, ніж здійснити це на практиці.
Цьому є ряд цілком об'єктивних причин. По-перше, справа в тому, що дуже часто на роздуми просто не залишається часу. Співробітники завантажені безліччю завдань, і всі вони повинні виконуватися швидко, а потім тут же змінюються новими завданнями. В таких умовах, коли доводиться тримати в голові десятки більш-менш великих завдань одночасно, цілком можна забути про уроки, отриманих з попереднього досвіду, і взятися заново вирішувати вже давно вирішену проблему.
Є і ще одна причина. Вона полягає в тому, що в багатьох компаніях, на жаль, весь аналіз виконаних робіт полягає в тому, щоб знайти винних і якимось чином їх покарати. Це або виливається в перепалки і взаємні звинувачення, або люди просто починають замовчувати всі виникаючі в їх роботі складності і проблеми, щоб зайвий раз не зв'язуватися з начальством. Буває і так, що виникають перед працівниками проблеми просто занадто складні для розуміння, а попросити про роз'ясненнях і допомоги вони не хочуть по вищеописаним причин.
Як би там не було, ці чинники завжди закладені в культурі компанії і прийнятої в ній організації праці. Якщо вони мають місце, це привід задуматися про те, чи не варто щось змінити в цих сферах.
Як же впровадити рефлексію в повсякденну життєдіяльність компанії? Є кілька рекомендацій, виконання яких може цьому посприяти (Garvin, 2000):
Найкраще осмислювати подія, що відбулася на місці, відразу після того, як воно сталося. В іншому випадку з пам'яті може стертися важлива інформація, отримана з безпосередніх вражень, переживання.
Рефлексувати слід над тим, що знаходиться в зоні вашого впливу - будь то окремого співробітника або групи, тобто над тим, що ви хоча б теоретично можете якимось чином змінити. Якщо міркувати, наприклад, над політикою компанії, вплинути на яку ви не в силах, це не принесе ніяких цінних результатів. Те ж стосується і невдач тих колег або підрозділів, до роботи яких людина або група не має ніякого відношення і ніяк не може чинити на них вплив.
Окремого співробітника або групи, тобто над тим, що ви хоча б теоретично можете якимось чином змінити. Якщо міркувати, наприклад, над політикою компанії, вплинути на яку ви не в силах, це не принесе ніяких цінних результатів. Те ж стосується і невдач тих колег або підрозділів, до роботи яких людина або група не має ніякого відношення і ніяк не може чинити на них вплив.
Необхідно спокійне ставлення до критики і така атмосфера, в якій кожен зможе сміливо висловлюватися, не боячись ніяких негативних наслідків. Однак переходити на особистості і доходити до образ, звичайно ж, неприпустимо.
Рефлексія повинна бути змістом спеціальних заходів, які будуть проводитися регулярно. В ідеалі, вони повинні стати нормальною, невід'ємною частиною робочого процесу, і саме так сприйматися всіма співробітниками.
Остання, але, мабуть, найважливіша, рекомендація полягає в тому, що на підставі таких заходів повинні проводитися реальні, конкретні, видимі всім удосконалення. В іншому випадку і рефлексія втрачає сенс, і люди дуже швидко охолонуть до подібних ініціатив.
Говорячи про практику постійного осмислення отриманого досвіду і безперервного навчання в організаціях, корисно розглянути досвід японських компаній і підтримувану ними традицію «хансей». Ця практика - невід'ємна частина культури Японії, яка входить в життя людей з самого раннього дитинства. Суть її можна описати, як роздуми над проблемами, невдачами і промахами. Така практика, хоч і є дуже незвичною і досить дивною для європейського підходу, може стати дуже дієвою складовою безперервного навчання.
В успішних японських компаніях хансей-заходи проводяться на регулярній основі. Вони можуть являти собою:
1. Особисті роздуми, коли співробітника просять подумати над будь-яким аспектом його роботи, проаналізувати його і скласти план можливих удосконалень. Написаний план, в якому викладені конкретні завдання і заходи по їх досягненню, аналізується спільно з безпосереднім керівником. Таким образам розвиваються конкретні здібності та навички.
2. Роздуми в режимі реального часу. Це груповий захід, що проводиться з приводу будь-яких значущих подій в житті компанії - випуску нового продукту, запуску послуги, або важливого етапу на шляху до цих цілей. Оскільки проект може розвиватися досить довго, важливо проводити подібні заходи на всіх значущих етапах, інакше неминучі значні втрати пов'язаних з ним знань.
Залежно від специфіки розглянутого питання, в заході можуть брати участь самі різні фахівці. Як правило, ці зустрічі носять міжфункціональних характер, і одна з основних їх цілей - отримання зворотного зв'язку. План розглянутих питань може включати розгляд цілей і завдань, які ставилися перед групою, досягнуті результати, аналіз причин, за якими ці результати саме такі, і роздуми про те, як можна отримати вдосконалені результати в наступний раз. За результатами таких зборів проводяться необхідні зміни в стандартах, процесах, процедурах, підходах, методах.
3. Підсумкові роздуми. На таких зустрічах аналізуються вже закінчені проекти і уроки, які з них можна витягти. Співробітники намагаються зрозуміти, що було зроблено погано, що добре, і що можна було зробити краще. Досягнуті результати піддаються критичній оцінці, а в процесі осмислення проробленої роботи нерідко зароджуються нові ідеї. Кожен учасник проекту висловлює власну думку, а потім все почуте узагальнюється. Ці підсумкові висновки виносяться на обговорення на зборах керівників проектів, вони оформляються письмово і доносяться до відома всіх проектних команд.
Ще одна можливість для безперервного навчання полягає в тому, щоб відчувати отримані результати - товари, послуги і так далі - на практиці на предмет відповідності заздалегідь заданим критеріям якості. Якщо результат не відповідає меті, то про ефективність роботи говорити, безумовно, не доводиться. У таких випробуваннях полягає можливість для безперервного навчання і постійного вдосконалення якості, так як воно допомагає розкрити і усунути причини невдач і недоробок.
За матеріалами Kaus-group.ru
DUNS Number: 52-097-9684
NCAGE Number: A3G0J