Auditrapport met risico's en aanbevelingen · Kiev en heel Oekraïne
Een HR-audit bij GlobalStaff controleert de personeelsdocumenten en HR-processen van een bedrijf op naleving van het Oekraïense arbeidsrecht. We bekijken arbeidsovereenkomsten en civielrechtelijke contracten, personeelsbesluiten, de formatie, personeelsdossiers, urenregistratie, vakantieroosters en de bewaring van documenten. Het resultaat is een schriftelijk rapport: afwijkingen, rechtsnormen, risico's en hoe ze op te lossen.
Wanneer bedrijven een HR-audit laten doen
- de persoon die de personeelsadministratie voerde vertrekt, en de nieuwe HR-medewerker moet geordende documenten overnemen;
- er komt een controle door de arbeidsinspectie, ook na een ontslag door de werkgever of na een te late salarisbetaling;
- directie of eigenaar wisselt, en u wilt weten in welke staat de personeelsdocumenten zijn;
- het arbeidsrecht rond de personeelsadministratie verandert, en de documenten moeten worden aangepast.
De audit kan volledig zijn en alle personeelsdocumenten omvatten, of selectief losse onderdelen controleren: bijvoorbeeld alleen aannames en ontslagen van één jaar of alleen de tewerkstelling van buitenlandse staatsburgers.
Wat we bij een HR-audit controleren
| Onderdeel | Wat we bekijken | Waar we op letten |
|---|---|---|
| Arbeidsrelaties | arbeidsovereenkomsten, civielrechtelijke contracten met particulieren, besluiten over aanname, overplaatsing en ontslag | naleving van de wet, termijnen, handtekeningen en kennisname door de medewerkers |
| Werktijd en beloning | formatie, urenregistratie, vakantieroosters, documenten van de salarisadministratie | of functies, salarissen en werkelijke werktijd in alle documenten overeenkomen |
| Personeelsdossiers | personeelskaarten, personeelsdossiers, arbeidsboekjes | volledigheid en juiste registratie |
| Documentenstroom | opstellen, afstemmen, registreren en bewaren van personeelsdocumenten | volledigheid, ordening en bewaartermijnen |
| Risicogebieden | tewerkstelling van buitenlandse staatsburgers, salarisadministratie, militaire registratie | onderdelen die bij controles de meeste problemen geven; de militaire registratie controleren we volgens de procedure die is vastgesteld bij besluit van het Kabinet van Ministers van Oekraïne nr. 1487 van 30.12.2022 |
Zo verloopt een HR-audit
5 stappen van een HR-audit
- 1Opdrachtdoelen, termijnen en verantwoordelijken voor de audit
- 2Lijst van documentenvolledige of selectieve audit, periode van controle
- 3Controle van documentencontracten, besluiten, personeelsdossiers, urenregistratie, registers
- 4Auditrapportafwijkingen, normen, risico's, oplossingen
- 5Correctiesdoor uw team of via HR-outsourcing
Vertel ons hoeveel medewerkers u hebt en waar u zich bij de documenten zorgen over maakt, dan stellen we de omvang van de controle en een offerte voor.
Advies aanvragenWat u na de audit krijgt
U krijgt een auditrapport en aanbevelingen voor de personeelsadministratie. Het rapport heeft een vaste opbouw:
- onderwerp van de audit: welke onderdelen en welke periode zijn gecontroleerd;
- in de documenten gevonden afwijkingen van de norm;
- de rechtshandelingen waarop de conclusie steunt;
- het risico van elke afwijking;
- hoe de fouten worden hersteld en in welke volgorde.
Personeelsdocumenten die voldoen aan het arbeidsrecht verkleinen het risico op geschillen met instanties en op boetes. U kunt de documenten zelf corrigeren of het werk aan ons overdragen: herstel van de personeelsdossiers en de lopende personeelsadministratie vallen onder HR-outsourcing in Oekraïne.
HR-audit en HR-advies: het verschil
Een audit is een onafhankelijke controle van de personeelsdocumenten: wat op orde is en wat in strijd is met de regels. HR-advies is breder en gaat over de inrichting van het personeelsbeleid, van de aansturing van HR tot het opzetten van een personeelsafdeling vanaf nul. Een audit is vaak de eerste stap van het advies.
Laat de audit zien dat het probleem in de structuur en de taakverdeling zit, dan is de volgende stap het ontwerpen van de organisatiestructuur; ligt het bij de mensen en hun vaardigheden, dan personeelsbeoordeling; bij bonussen en salarissen een beloningssysteem met KPI. Dat zijn allemaal onderdelen van HR-ontwerp.
Een interne audit voert het eigen personeel van het bedrijf uit, vaak dezelfde mensen die de documenten hebben opgesteld. Een externe audit doen ingehuurde specialisten: zij bekijken de documenten los van de mensen die ze hebben opgesteld en leggen de resultaten vast in een rapport met aanbevelingen.
Kosten, doorlooptijd en contract
| Kosten | berekenen we nadat we de opdracht hebben bekeken en leggen we vóór de start vast in het contract |
| Waar de kosten van afhangen | aantal medewerkers, aantal rechtspersonen en afdelingen, periode van controle, volledige of selectieve audit |
| Doorlooptijd | wordt in het contract afgesproken; volgens onze ervaring hangt hij af van het aantal medewerkers, het aantal afdelingen en hoe snel het bedrijf documenten en tijd van leidinggevenden beschikbaar stelt |
| Resultaat | auditrapport (afwijkingen, normen, risico's, oplossingen) en aanbevelingen voor de personeelsadministratie |
| Contract | het contract legt omvang, termijnen, vorm van het resultaat en vertrouwelijkheid vast; documenten en gegevens van medewerkers geven we niet door aan derden |
| Waar we werken | kantoor in Kiev (vul. Velyka Vasylkivska 77a); we werken met bedrijven in Kiev en in heel Oekraïne |
Wilt u de personeelsdocumenten controleren vóór een inspectie of na een wissel op de HR-afdeling? Laat een aanvraag achter, we beginnen met een korte doorlichting.
HR-outsourcing · Personeelsbeoordeling · HR-ontwerp · Contact · +38 (044) 536-41-14 · +38 (067) 102-13-17 · [email protected]
Veelgestelde vragen
Wat is een HR-audit?
Een controle van de personeelsdocumenten en HR-processen van een bedrijf op naleving van het arbeidsrecht: contracten, besluiten, formatie, personeelsdossiers, urenregistratie, vakantieroosters en bewaring van documenten. Het bedrijf krijgt een rapport met gevonden afwijkingen, risico's en aanbevelingen.
Wat kost een HR-audit?
De kosten berekenen we nadat we de opdracht hebben bekeken: ze hangen af van het aantal medewerkers, het aantal rechtspersonen en afdelingen, de periode van controle en of de audit volledig of selectief is. Prijs en omvang staan vóór de start in het contract.
Hoe lang duurt een HR-audit?
De doorlooptijd wordt in het contract afgesproken. Volgens onze ervaring hangt hij af van het aantal medewerkers, de hoeveelheid documenten en hoe snel het bedrijf ze aanlevert; een selectieve controle van één onderdeel gaat sneller dan een volledige audit.
Wanneer heeft een bedrijf een HR-audit nodig?
Als de persoon vertrekt die de personeelsadministratie voerde, vóór een controle door de arbeidsinspectie, bij een wissel van directie en na wijzigingen in de regels voor personeelsadministratie.
Wat staat er in het auditrapport?
Het onderwerp van de audit, afwijkingen van de norm, de rechtshandelingen waarop de conclusie steunt, het risico van elke afwijking en hoe de fouten worden hersteld.
Controleren jullie ook de militaire registratie en de tewerkstelling van buitenlanders?
Ja, dat zijn risicogebieden en we nemen ze mee. De militaire registratie controleren we volgens de procedure die is vastgesteld bij besluit van het Kabinet van Ministers van Oekraïne nr. 1487 van 30.12.2022.
Wie herstelt de gevonden fouten?
Uw team kan ze herstellen aan de hand van de aanbevelingen in het rapport, of u draagt het werk aan ons over: herstel van de personeelsdossiers en de lopende personeelsadministratie vallen onder onze HR-outsourcing.
DUNS Number: 52-097-9684
NCAGE Number: A3G0J