Аудит HR-структури та кадрового діловодства

Висновок із ризиками та рекомендаціями · Київ і вся Україна

Кадровий аудит у GlobalStaff — перевірка кадрових документів і HR-процесів компанії на відповідність трудовому законодавству України. Перевіряємо трудові та цивільно-правові договори, накази, штатний розпис, особові справи, табелі, графіки відпусток і порядок зберігання документів. Результат — письмовий висновок: відхилення, норми, ризики та способи їх виправити.

Коли компанії замовляють аудит HR-структури

змінився фахівець, який вів кадрове діловодство, і новому працівнику треба прийняти документи в порядку;
очікується перевірка трудової інспекції (Держпраці), зокрема після звільнення працівника з ініціативи роботодавця або затримки заробітної плати;
змінилося керівництво чи власник, і треба зрозуміти, в якому стані кадрові документи;
змінюється законодавство щодо кадрових документів, зокрема готується новий Трудовий кодекс (проєкт №16010).

Аудит буває повним, коли перевіряються всі кадрові документи, і вибірковим, коли перевіряємо окремі розділи: наприклад, лише прийом і звільнення за рік або лише оформлення іноземних працівників.

Що перевіряємо під час кадрового аудиту

Розділ	Що дивимось	На що звертаємо увагу
Трудові відносини	трудові договори, цивільно-правові договори з фізособами, накази про прийом, переведення, звільнення	відповідність нормам законодавства, строки оформлення, підписи та ознайомлення працівників
Облік і оплата праці	штатний розпис, табелі обліку робочого часу, графіки відпусток, документи з оплати праці	чи збігаються посади, оклади та фактичний час роботи в різних документах
Особові справи	особові картки, особові справи, трудові книжки	повнота комплекту та правильність ведення
Документообіг	підготовка, погодження, реєстрація та зберігання кадрових документів	повнота, порядок і строки зберігання
Розділи підвищеного ризику	працевлаштування іноземних громадян, нарахування заробітної плати, військовий облік	розділи, які під час перевірок найчастіше приносять проблеми; військовий облік — за Порядком, затвердженим постановою КМУ №1487 від 30.12.2022

Як проходить кадровий аудит

5 етапів кадрового аудиту

1Задача і наказцілі, строки та відповідальні за перевірку
2Перелік документівповний чи вибірковий аудит, період перевірки
3Перевірка документівдоговори, накази, особові справи, табелі, облік
4Висновоквідхилення, норми, ризики, способи виправити
5Виправленнявласними силами або через HR-аутсорсинг

Етапи кадрового аудиту в GlobalStaff: від постановки задачі до виправлення документів

Розкажіть, скільки у вас працівників і що турбує в документах, — запропонуємо склад перевірки та розрахунок.

Залишити заявку

Що ви отримуєте за підсумками аудиту

За результатами перевірки ви отримуєте аудиторський висновок і рекомендації щодо ведення кадрового діловодства. Висновок побудований за одним планом:

предмет аудиту: які розділи та за який період перевірено;
відхилення від норми, знайдені в документах;
нормативні акти, на які спирається висновок;
ризики, які несе кожне відхилення;
способи усунути недоліки та порядок дій.

Приведення кадрового обліку у відповідність до трудового законодавства знижує ризик конфліктів із контролюючими органами та штрафів. Виправити документи можна власними силами або передати роботу нам: відновлення обліку та поточне кадрове діловодство входять до HR-аутсорсингу.

HR-консультант і менеджер з персоналу перевіряють особові справи та трудові договори за столом — Перевірка кадрових документів: особові справи, договори, накази

Кадровий аудит і HR-консалтинг: у чому різниця

Аудит — незалежна перевірка кадрового діловодства: що оформлено, а що порушує норми. Кадровий консалтинг ширший: це робота над тим, як влаштоване управління персоналом, від механізму управління кадрами до створення HR-служби з нуля. Часто аудит стає першим кроком консалтингу.

Якщо перевірка показує, що проблема в структурі та розподілі обов'язків, наступним кроком іде проєктування організаційної структури; якщо в людях і їхній кваліфікації — оцінка персоналу; якщо в преміях і окладах — розробка системи мотивації та KPI. Докладніше про методику — у статті про особливості аудиту HR-процесів.

Внутрішній аудит може провести працівник компанії, який знає трудове законодавство; так часто роблять невеликі компанії. Зовнішній аудит проводять запрошені фахівці: вони дивляться на документи без прив'язки до того, хто їх оформлював, і оформлюють висновки актом із рекомендаціями.

Вартість, строки та договір

Вартість	розраховуємо після розбору задачі та фіксуємо в договорі до початку робіт
Від чого залежить	чисельність штату, кількість юросіб і підрозділів, період перевірки, повний чи вибірковий аудит
Строки	узгоджуємо в договорі; з нашого досвіду, строк залежить від чисельності, кількості підрозділів і того, як швидко компанія надає документи та час керівників
Результат	аудиторський висновок (відхилення, норми, ризики, способи виправити) і рекомендації щодо ведення кадрового діловодства
Договір	у договорі фіксуємо перелік робіт, строки, формат результату та конфіденційність; документи й дані працівників третім особам не передаємо
Де працюємо	офіс у Києві (вул. Велика Васильківська, 77а), працюємо з компаніями по всій Україні

Треба перевірити кадрові документи перед перевіркою або після зміни кадровика? Залиште заявку — почнемо з короткого розбору.

Залишити заявку

HR-аутсорсинг · Оцінка персоналу · HR-проєктування · Контакти · +38 (044) 536-41-14 · +38 (067) 102-13-17

Часті запитання

Що таке кадровий аудит?

Це перевірка кадрових документів і HR-процесів компанії на відповідність трудовому законодавству: договорів, наказів, штатного розпису, особових справ, табелів, графіків відпусток, порядку зберігання документів. За підсумками компанія отримує висновок зі знайденими відхиленнями, ризиками та рекомендаціями.

Скільки коштує аудит HR-структури?

Вартість розраховуємо після розбору задачі: вона залежить від чисельності штату, кількості юрособ і підрозділів, періоду перевірки та того, повний це аудит чи вибірковий. Ціну й перелік робіт фіксуємо в договорі до початку робіт.

Скільки триває кадровий аудит?

Строк узгоджуємо в договорі. З нашого досвіду, він залежить від чисельності, обсягу документів і того, як швидко компанія їх надає: вибіркова перевірка одного розділу проходить швидше за повний аудит.

Коли потрібен кадровий аудит?

Під час зміни фахівця, який вів кадрове діловодство, перед перевіркою трудової інспекції, у разі зміни керівництва та після змін законодавства щодо кадрових документів.

Що входить до висновку за аудитом?

Предмет аудиту, знайдені відхилення від норми, нормативні акти, на які спирається висновок, ризики за кожним відхиленням і способи усунути недоліки.

Чи перевіряєте ви військовий облік та оформлення іноземців?

Так, це розділи підвищеного ризику, і ми включаємо їх до перевірки. Військовий облік перевіряємо за Порядком, затвердженим постановою Кабміну №1487 від 30.12.2022.

Хто виправить знайдені помилки?

Можна власними силами за рекомендаціями з висновку або передати роботу нам: відновлення кадрового обліку та поточне діловодство входять до послуги HR-аутсорсингу.